Cómo medirlo todo cambió mi manera de dirigir una empresa de limpieza
Carlos Arribas, CEO de CleanDesk
El pasado 15 de octubre tuve la oportunidad de hablar ante más de 100 gerentes de empresas de limpieza en el X Encuentro Empresarial de AELMA.
Hablé de muchas cosas. Todas ellas de vital importancia para la gestión de una empresa de limpieza.
Hablé de digitalización de los procesos productivos, de la importancia vital de medirlo todo, de la mejora continua, de la revisión de aquellas cosas que hacemos de una determinada manera porque “siempre lo hemos hecho así”, pero sobre todo traté la toma de decisiones basándose en la información y no en la intuición.
La mayoría de nosotros pensamos que gestionamos bien nuestras empresas. La mayoría creemos que, como llevamos muchos años llevando la empresa, poco más podemos aprender o mejorar. Pero la verdad es que la gran mayoría de las decisiones las tomamos por intuición, por experiencia, por repetición. No siempre las tomamos con criterios económicos por falta de información.
Trabajamos muchas horas, pero ¿cuántas de ellas las dedicamos a proveernos con un buen sistema de información para tomar buenas decisiones? Pocas.
Nos sobra esfuerzo (mal entendido) y nos falta información para decidir bien. ¿Y qué significa “decidir bien”? Pues decidir siempre bajo el criterio económico para que la empresa ahorre en todos sus procesos productivos y gane cada vez más dinero, aunque su facturación no se incremente.
AHORRO en mayúsculas, es decir, en tiempo en procesos improductivos, en materiales, en ineficiencias, en procesos repetitivos, en viajes tontos, en gastos superfluos, en fin, en todo.
Pero para ahorrar, hay que medir, medirlo todo. Y todo es todo. Desde el tiempo de desplazamiento de los especialistas entre centros, hasta los céntimos que nos gastamos en materiales por cada hora de limpieza que realizamos.
¿Cuánto dinero ganamos en cada centro de trabajo? ¿Cuánto dinero perdemos en cada centro de trabajo? ¿Qué centro gasta más material? ¿Qué operario de limpieza gasta más material? ¿Cuántos euros gastamos en productos de limpieza por hora realizada? ¿Cuánto representa cada línea de negocio dentro de la empresa? ¿Qué margen bruto tenemos? ¿Qué margen tenemos por tipología de cliente? ¿Cuánto absentismo tenemos? ¿Qué empleado falta más días? ¿Qué empleado falta más veces? ¿Cuál es la pérdida económica acumulada por el absentismo?
Seguramente has contestado “ni idea” a varias de las preguntas anteriores. Seguramente te ha incomodado tanta pregunta sin respuesta en tu organización. Y seguramente has pensado que tienes deberes por hacer.
Tranquilo, nunca es tarde. Sólo hay que empezar.
La clave es tener claro que sólo con información se puede tomar buenas decisiones. Y que solamente midiendo todo podemos descubrir dónde podemos ahorrar y dónde podemos mejorar.
Después es necesario tener una mentalidad de mejora continua. Si piensas que porque llevas muchos años no tienes nada que aprender… mal asunto. Siempre se puede aprender y siempre se puede mejorar y optimizar, incluso lo que ya está optimizado.
Cuestionarse permanentemente cada proceso productivo es lo que hace que una empresa prospere y gane más dinero cada año, aunque no incremente su facturación.
Vale, ¿y cuál es la manera de proveerse con esa valiosa información?
No hay duda. Con un Cuadro de Mando, que no es otra cosa que una forma ordenada y visual de ver los datos de tu empresa. Toda la inteligencia de tu negocio debe estar siempre a la vista, lista para analizar y decidir.
CLEAN DESK, el programa de gestión que llevamos años comercializando, tiene un fantástico Cuadro de Mando, súper completo y súper específico para el sector de limpieza.
Hemos diseñado los KPI’s (indicadores clave de rendimiento) más críticos para nuestro sector. No hablamos de cosas genéricas como el ratio de equilibrio o el coste de adquisición de un cliente, ni de indicadores más propios del marketing general, que poco aportan a nuestro sector. Hablamos del gasto de material de limpieza en cada hora realizada, hablamos del ratio de absentismo en horas suplidas, hablamos de pérdida de rentabilidad acumulada con los centros irrentables, etc.
Aún a riesgo de sonar exagerado, estoy convencido de que hay muchas multinacionales de muchos empleados que facturan varias decenas de millones de euros al año que no disponen de un Cuadro de Mando tan especializado y valioso para la toma de decisiones.
Los especialistas en Control de Gestión nos dirán que un Cuadro de Mando y KPI’s como estos no son necesarios para las empresas de limpieza, porque está ampliamente extendida la creencia de que son cosas sólo para empresas gigantes, con números gigantes, pero se equivocan.
La verdad verdadera es que por pequeño que sea un negocio, si no se mide todo lo que tiene que ver con sus procesos productivos, es muy fácil perder dinero y no saber por dónde se pierde, luego tener un Cuadro de Mando, aunque tengas una empresa de limpieza, es de una importancia capital.
Yo, hace 9 años, me hice todas las preguntas que has leído hace un rato. A todas me contesté que “no tengo ni idea”. Y mi equipo tampoco tenía ni idea. No sabíamos por dónde nos soplaba el viento.
El pasado día 15, en el Encuentro Empresarial, lancé estas mismas preguntas y aunque nadie contestó, reconocí en sus rostros la misma expresión que yo tenía hace años. Y nos reímos todos un rato, porque ahora, 9 años más tarde, con CLEAN DESK, pude contestar a todas esas preguntas “Pues yo sí”.
Porque medirlo todo no es solo cuestión de control, sino de libertad. La libertad de decidir con conocimiento. Y cuando tienes información, la intuición deja de ser azar y se convierte en estrategia.
