Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas están obligadas a registrar de forma diaria el horario de entrada y salida de sus trabajadores. Sin embargo, el anteproyecto de la nueva Ley del Fichaje Digital Obligatorio, impulsado por el Ministerio de Trabajo, marca un antes y un después. Su objetivo es claro: acabar definitivamente con el registro en papel y promover un control horario fiable, automatizado, accesible y conforme a la normativa de protección de datos.
Este cambio afecta especialmente a sectores como el de las empresas de limpieza, donde la operativa es compleja, los equipos son móviles y se trabaja en múltiples ubicaciones. Por eso, estar preparados no es opcional: es fundamental.
¿Qué cambia con la nueva ley?
Aunque todavía en fase de tramitación, la norma se prevé para principios de 2026 (tras aplazarse su entrada inicial en 2025) y establece nuevas obligaciones y estándares mínimos para el control horario:
- Fin del papel y métodos no homologados. Quedarán prohibidos tanto los fichajes en papel como los registros en Excel u otras soluciones digitales que no garanticen inmutabilidad de los datos.
- Obligatoriedad de sistemas digitales auditables. El sistema debe ser capaz de registrar la jornada en tiempo real, accesible para trabajadores, representantes sindicales e inspección. Además, debería permitir auditorías automáticas.
- Protección de datos. El sistema que se utilice debe cumplir estrictamente con el RGPD: datos protegidos frente a manipulaciones o pérdidas, y conservación mínima de 4 años.
- Derecho a la desconexión digital. La empresa debe garantizar que los trabajadores no sean contactados fuera de su horario laboral.
- Multas más severas. Las sanciones pueden alcanzar hasta 10.000 euros por trabajador en casos de incumplimiento grave o reiterado.
¿A quién se aplica y quién queda fuera?
Como hasta ahora, quedan excluidos del control horario obligatorio:
- Altos directivos, trabajadores autónomos, deportistas profesionales, artistas, empleados del hogar y socios trabajadores de cooperativas.
- En el caso de becarios o prácticas, aunque no se requiere el mismo canal que el resto de empleados, sí debe existir un control del tiempo pactado.
¿Cómo prepararse?
En lugar de esperar al último momento, las empresas pueden convertir esta obligación en una oportunidad de mejora interna, si actúan con previsión:
- Adoptar soluciones digitales específicas para el sector. Sistemas que permitan fichaje desde móvil, geolocalización, QR en centros, etc.
- Formar a los empleados. La herramienta debe ser sencilla y comprensible, de lo contrario puede generar rechazo o errores.
- Contar con asesoramiento tecnológico y laboral. Lo ideal es apoyarse en partners con experiencia en digitalización de procesos.
Grupo iUNiS, socio colaborador de AELMA
Grupo iUNiS trabaja activamente como socio colaborador de AELMA y como distribuidor especializado en soluciones informáticas empresariales, software de gestión y herramientas IT. Su amplia experiencia en la implantación de sistemas de control horario digital —especialmente en entornos complejos como el de las empresas de limpieza— les permite ofrecer soluciones adaptadas, eficaces y seguras.
Conocen los retos que afrontan las empresas y que cada empresa es diferente, por eso acompañan a sus clientes en todo el proceso: desde la elección del sistema adecuado hasta su puesta en marcha, incluyendo formación y soporte continuo.
Si necesitas adaptar tu empresa a los nuevos requisitos de la ley del fichaje digital, Grupo iUNiS está a tu disposición para ayudarte a dar el paso con garantías.
Además, para tratar este tema de forma cercana y práctica, Grupo iUNiS organiza unas jornadas presenciales informativas dirigidas a empresas interesadas en conocer las implicaciones legales y las soluciones tecnológicas disponibles. Las fechas confirmadas son:
- Segovia: 23 de septiembre -> INSCRIPCIÓN AQUÍ: https://registrohorariosegovia2025.iunis.es/
- Guadalajara: 30 de septiembre -> INSCRIPCIÓN AQUÍ: https://registrohorarioguadalajara2025.iunis.es/
Será una excelente oportunidad para resolver dudas, ver demostraciones en vivo y conocer las opciones más adecuadas para tu empresa. ¡Te esperamos!
Conclusión: no esperemos al último minuto
La nueva Ley del Fichaje Digital Obligatorio marca el camino hacia un control horario más justo, transparente y eficiente. Aunque su entrada en vigor está prevista para 2026, el momento de actuar es ahora. Implementar una solución digital que os permita cumplir la ley, optimizar recursos, mejorar la gestión de personas y proteger tanto los derechos de los trabajadores como la reputación de vuestras empresas será fundamental para el futuro.
