El Ministerio de Trabajo y Economía Social ha difundido el borrador del nuevo Real Decreto que desarrolla la Ley del Estatuto de los Trabajadores en materia de registro de jornada, con el propósito de reforzar el control horario, mejorar la conciliación laboral y asegurar los períodos de descanso de las personas trabajadoras.
Aunque el texto aún se encuentra en fase de borrador, el Ministerio ha adelantado las principales obligaciones que deberán asumir las empresas. Una vez aprobado, el Real Decreto entrará en vigor veinte días después de su publicación en el Boletín Oficial del Estado (BOE).
Registro digital obligatorio y criterios de control
La futura norma establece que todas las empresas deberán implantar un sistema diario de registro de jornada mediante herramientas digitales, que cumpla tres principios esenciales:
- Objetividad: el registro debe reflejar los datos de forma imparcial y verificable.
- Fiabilidad: no podrá modificarse sin autorización y cualquier cambio quedará documentado.
- Accesibilidad: deberá ser fácil de utilizar y garantizar un acceso equitativo a toda la plantilla.
Además, estos sistemas deberán proteger los datos personales, respetando los principios de proporcionalidad y minimización establecidos por la normativa de protección de datos.
Información mínima que deberá contener el registro
El registro horario deberá recoger, al menos, los siguientes elementos:
- Identificación del trabajador o trabajadora.
- Tipo de jornada (completa o parcial).
- Hora exacta de inicio y finalización de la jornada, incluyendo las pausas no computables.
- Diferenciación entre horas ordinarias, extraordinarias o complementarias.
- Indicación del tipo de trabajo (presencial o a distancia).
- Resumen diario y mensual de las horas efectivamente trabajadas.
- Registro y trazabilidad de cualquier modificación o corrección realizada.
Procedimiento de registro y conservación
Cada persona deberá realizar su registro de manera directa y personal, tanto al inicio como al final de la jornada.
Las modificaciones requerirán la autorización de ambas partes y los datos deberán conservarse durante un periodo mínimo de cuatro años.
Si el sistema digital sufre una incidencia técnica, podrá utilizarse un método alternativo temporal, siempre que posteriormente se incorporen los datos al sistema oficial.
Requisitos técnicos y organización interna
Las empresas podrán elegir el sistema de registro que mejor se adapte a su operativa, siempre que cumpla los requisitos legales. Para ello, deberán disponer de un informe técnico justificativo que acredite su adecuación.
Asimismo, se establece la obligación de contar con un protocolo interno de registro, que deberá incluir:
- Procedimientos de fichaje y corrección.
- Revisión periódica del funcionamiento del sistema.
- Formación e información a toda la plantilla, considerándose este tiempo como trabajo efectivo.
Subcontratación y empresas de trabajo temporal
Cuando el personal trabaje en empresas contratistas o subcontratadas, el registro deberá efectuarse en el propio centro donde se presta el servicio.
En el caso de trabajadores cedidos por ETT, será la empresa usuaria la responsable del cumplimiento de las obligaciones de registro.
Aplicación a todas las relaciones laborales
El texto también amplía la obligación de registro a todas las relaciones laborales, incluidas aquellas de carácter especial (como el trabajo doméstico o determinados regímenes sectoriales), siempre que sea técnicamente viable y compatible con su regulación específica.
La norma entrará en vigor veinte días después de su publicación en el Boletín Oficial del Estado. Aunque aún está en trámite, el borrador ya indica qué obligaciones deberán cumplir las empresas en sus sistemas de registro horario.
Un registro más preciso, digital y accesible
El borrador indica que todas las empresas tendrán que llevar un registro diario de la jornada usando medios digitales. Este registro debe ser objetivo, fiable y accesible.
Estos tres principios se definen así:
- Objetivo: debe reflejar la información de manera imparcial y verificable.
- Fiable: los asientos no podrán modificarse sin autorización, y las alteraciones quedarán registradas con huella de autoría.
- Accesible: el sistema debe ser sencillo, fácil de usar y garantizar la igualdad en el acceso.
El sistema también debe proteger los datos personales y cumplir con los principios de minimización y proporcionalidad.
Contenido mínimo del registro
El registro deberá incluir, al menos:
- Identificación de la persona trabajadora.
- Tipo de jornada (completa o parcial).
- Hora exacta de inicio y fin de la jornada, así como de las pausas no computables.
- Identificación de las horas ordinarias, extraordinarias o complementarias.
- Diferenciación entre trabajo presencial y a distancia.
- Totalización diaria y mensual de las horas trabajadas.
- Autorización y trazabilidad de todas las modificaciones realizadas.
Normas para la práctica de los registros
Cada registro debe hacerse de manera personal y directa tanto al empezar como al terminar la jornada.
Las modificaciones requerirán autorización de ambas partes (empresa y persona trabajadora) y se conservarán durante cuatro años.
En caso de incidencias técnicas, podrá recurrirse temporalmente a otro método, trasladando posteriormente los datos al sistema digital.
Requisitos técnicos y protocolo interno
El Real Decreto prevé que las empresas puedan optar por su propio sistema de registro, siempre que cumpla con los requisitos exigidos. En ese caso, deberán contar con un informe técnico justificativo.
Asimismo, se establece la obligación de elaborar un protocolo interno de organización y documentación del registro, en el que se detallen:
- Procedimientos de registro y modificación.
- Evaluaciones periódicas del funcionamiento del sistema.
- Formación e información adecuada a todas las personas trabajadoras.
El tiempo dedicado a esta formación será considerado tiempo de trabajo efectivo.
Subcontratación y ETT
En casos de subcontratación o cesión de personal por ETT, el texto aclara que:
- Las empresas subcontratistas deberán garantizar el registro en el centro de trabajo donde se preste el servicio.
- Cuando se trate de personal de una ETT, la empresa usuaria será responsable del cumplimiento de la obligación de registro.
Aplicación en relaciones laborales especiales
El Real Decreto extiende la obligación del registro a todas las relaciones laborales, incluidas las de carácter especial (como el trabajo doméstico o las jornadas especiales de determinados sectores), siempre que sea compatible con la normativa aplicable.
Desde AELMA seguiremos informando sobre las implicaciones para las empresas de limpieza profesional en Madrid.
