CLEAN DESK, el aliado digital de las empresas de limpieza
De la frustración de no encontrar un programa que resolviera los verdaderos problemas de su empresa, Carlos Arribas decidió crear el suyo propio. Así nació CLEAN DESK, una herramienta pensada desde la trinchera, con la mirada de quien conoce cada detalle del oficio (y sus problemáticas). Lo que empezó como una solución interna se ha convertido en un referente para las empresas de limpieza que buscan eficiencia, control y una nueva forma de entender la gestión.
Diseñado para cubrir toda la operativa del día a día -empleados, trabajos, suplencias, presupuestos, fichajes, facturación, incidencias o supervisiones-, CLEAN DESK ofrece una visión completa del negocio y elimina tareas repetitivas para ganar tiempo y rentabilidad. Aunque nació en el corazón del sector de la limpieza, su estructura flexible y su enfoque práctico lo convierten en una herramienta con enorme potencial para otros ámbitos con dinámicas similares, como la jardinería, la conserjería, el socorrismo o el mantenimiento.
Desde AELMA hemos charlado con Carlos Arribas para conocer los pormenores de este software que está transformando la gestión de las empresas de limpieza.
¿Cómo nació CLEAN DESK?
CLEAN DESK nació de la necesidad de nuestra empresa de limpieza de tener un software de gestión que de verdad resolviera los problemas que teníamos. Uno que no fuera genérico, sino específico para el sector de la limpieza.
¿Qué necesidad detectaste en el sector de la limpieza que te llevó a desarrollar este software?
Todo era muy manual, repetitivo cada vez que había que hacer un trabajo. La información estaba por triplicada según el usuario. Cada trabajador tenía unos datos diferentes en su ordenador. Se perdía muchísima efectividad y productividad por la falta absoluta de información. Enseguida me di cuenta de que lo que necesitábamos era información y la información estaba al 95 % fuera de la oficina, por lo que necesitábamos un software para gestionar la movilidad de nuestros operarios, especialistas y encargados o supervisores.
¿Qué dificultades encontraste en las primeras fases de desarrollo y cómo las superaste?
Hubo dos grandes grupos de dificultades. El primero era de auditoría y revisión de procesos. Para trasladar la lógica de los procesos a la funcionalidad de un programa, primero tuvimos que revisar todos nuestros procesos internos. En una empresa tan madura como S.M. INTEGRALES, que cumplía 50 años de existencia, la mayoría de los procesos se hacían “porque siempre se han hecho así”. Supongo que a muchos de los lectores les resuena esta respuesta. Pero no porque se hubiera pensado en profundidad si realmente eran procesos productivos y eficientes.
El segundo tipo de dificultades fue más difícil de combatir porque tiene que ver con las propias limitaciones que nos ponemos. Muchas veces pensamos que no podemos hacer más productivo un proceso porque los trabajadores, los clientes o los proveedores nos van a poner pegas, pero mi experiencia demostró que eran sólo límites que nos autoimponíamos. Que la realidad era bien distinta y todos los cambios se acogieron con normalidad. Luchar contra eso dentro de la organización es muchas veces complicado.
¿Cómo definirías CLEAN DESK y cuáles son las principales funcionalidades?
CLEAN DESK es un programa de gestión hecho a la medida para las empresas de limpieza. Y la razón es bien sencilla: está hecho desde dentro de una empresa de limpieza. Nos lo hicimos nosotros, con nuestra experiencia del día a día, con el conocimiento del mercado de 50 años de experiencia, con la suerte de no tener que explicar al programador cómo era nuestro trabajo de cada día, y el resultado fue un auténtico guante a medida que verdaderamente resuelve la operativa de una empresa de limpieza.
CLEAN DESK gestiona toda la operativa del día a día de empleados, trabajos, suplencias, presupuestos, fichajes, facturación, incidencias, supervisiones, etc. Cubre absolutamente todos los aspectos de nuestro sector. Con el lenguaje de nuestro sector y con la practicidad que necesita resolver la tremenda casuística que se da en nuestro día a día.
¿Qué principios o valores guían el diseño del software (simplicidad, eficiencia, adaptabilidad…)?
CLEAN DESK significa dos cosas: que nos dedicamos a dejar los “escritorios limpios” a nuestros clientes y que con este programa tu “escritorio estará limpio” de papeles, porque todo es digital. Nada se imprime. Nada se archiva. Nada se guarda.
CLEAN DESK está inspirado en la filosofía LEAN para hacer que todo el trabajo sea automático, visual, eficiente y productivo.
Todo está basado en el ahorro del gasto, para conseguir ganar más facturando lo mismo.
Se pretende ahorrar no sólo en materiales, sino en procesos improductivos, como las llamadas de teléfono de contenido vacío con el personal operativo o en procesos repetitivos y manuales para usar ese tiempo en acciones de auténtico valor, como la gestión del cobro y del absentismo.
Por último, CLEAN DESK significa algo grande, que es pertenecer a una Comunidad. La Comunidad CLEAN DESK. Eso se traduce en que cada cliente aporta sus necesidades y sugerencias según su modo de hacer las cosas. Algunas de ellas son tan interesantes que se desarrollan sin coste para los clientes y se implantan para todos en la siguiente actualización. Lo que significa que, además de salirte gratis, puede que esa nueva funcionalidad que te llega como caída del cielo, te haga plantearte si esa nueva manera de hacer las cosas, sugerida por otra empresa de la Comunidad, puede ser más eficiente, productiva y beneficiosa para ti que tu propia manera. Esto es grandioso, porque genera orgullo de pertenencia y un valor intangible de Comunidad que hace que el precio del programa sea un asunto absolutamente menor.
¿Qué beneficios concretos perciben los clientes una vez implantado el sistema (en tiempo, costes o control operativo)?
Los beneficios son innumerables, pero si me tengo que centrar en unos pocos, diría que el principal beneficio es el ahorro de tiempo, de costes y de procesos improductivos.
Es, en una frase, el control absoluto de la compañía, hasta saber exactamente cuantas gomas limpiacristales ha gastado cada uno de los cristaleros en un mes.
Al tiempo, CLEAN DESK proporciona una cosa importantísima en una organización, que es la garantía de supervivencia, en tanto en cuanto, la información no está en la cabeza de sus empleados, ni siquiera de sus dueños o gerentes. La información de la empresa está en CLEAN DESK y eso hará que siga funcionando esté quien esté, la lleve quien la lleve.
Quien utiliza CLEAN DESK siente que pertenece a una Comunidad de empresarios con los mismos problemas y un nexo común que les permite compartir buenas prácticas sin entrar en competencia. Este sector ha sido siempre muy receloso de compartir nada, pero con CLEAN DESK se hace de forma natural y sencilla. Sin miedos.
Para rematar, a nosotros nos pasó que llegamos a optimizar tanto la empresa de limpieza que se convirtió en algo atractivo para los demás y por eso la vendimos.
Aunque CLEAN DESK nació para dar respuesta a las necesidades del sector de la limpieza, ¿tiene potencial para implantarse en otros sectores con estructuras de trabajo similares?
Sí, clarísimo. Servicios de jardinería, conserjería, socorrismo, mantenimiento, etc… Todo lo que tenga operarios “residentes” en la sede del cliente y todo lo que tenga especialistas “en ruta” que realizan trabajos puntuales en la sede del cliente pero recurrentes con cierta frecuencia.
El nombre que se le da a esos operarios y especialistas en cada sector es distinto, pero la gestión de las operaciones de todos ellos es exactamente la misma.
¿Qué tasa de penetración tenéis actualmente en el mercado? ¿Qué tipo de empresas utilizan CLEAN DESK?
Actualmente 10 empresas del sector de la limpieza utilizan CLEAN DESK. Algunas de ellas proporcionan también servicios de conserjería y mantenimiento. Algunas de Sevilla, Barcelona y, por supuesto, Madrid.
El tamaño está entre 30 y 350 empleados, y la facturación entre 1 y 6 millones de euros al año. Algunas son muy conocidas en AELMA: Grupo SOLDENE, Limpiezas LM2, Limpiadores Sánchez Ruiz, Limpiezas Torrejón y BSC Express.
Todas tienen una cosa en común. Han entendido que sin un buen software de gestión puede que crezcan en facturación pero ganarán lo mismo. Si de verdad, quieres ganar más, hay que automatizar los procesos. Así si creces, no tienes que contratar más estructura. Y por tanto, ganas mucho más dinero al final del año.
¿Qué nuevas funcionalidades o desarrollos tenéis previstos a corto y medio plazo?
Bufff!!! La hoja de ruta de nuevos desarrollos es interminable, gracias a la inestimable ayuda de los propios clientes que constantemente nos hacen sugerencias de mejora. No hay mejor síntoma de que el programa funciona y resuelve que el grado de feedback que tenemos de los clientes para mejorarlo. Cuando un software no funciona, no quieres mejorarlo. Abres Excel.
Ahora estamos totalmente inmersos en la migración de todos los clientes a la versión 5.1 que incluye el cumplimiento normativo de VERI*FACTU, además de un montón de nuevas funcionalidades.
Después viene la factura electrónica, la posible consulta de los fichajes en remoto por parte de la Inspección de Trabajo, la firma electrónica de documentos, etcétera.
A medio plazo, tengo el sueño de hacer un Cuadro de Mando de la Comunidad a modo de “benchmarking”, que en castellano es algo como “comparativa de referencia”. La idea es que los clientes de CLEAN DESK puedan compararse entre ellos mismos con valores relativos de sus negocios (nunca datos concretos) sobre cada uno de los procesos importantes de sus negocios (facturación, rentabilidad, consumos, absentismo, etc…), y en esa comparativa de valores relativos, poder ayudarse mutuamente para mejorar. Así, el que mejor va en consumo de materiales puede compartir sus prácticas en esa materia, a cambio de que el que mejor va en rentabilidad, por ejemplo, comparta las suyas con el primero.
Ya sé que en este sector eso ya suena a utopía, pero como dije antes, el límite está en nuestras cabezas.
